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Consideraciones para una reunión virtual

No poder trabajar juntos en la misma habitación con colegas puede convertirse en un gran desafío en las próximas semanas.

Las reuniones virtuales, incluso las improvisadas provocadas por el temor a un contagio, se pueden llevar a cabo de manera más efectiva, utilizando las mejores prácticas básicas para reuniones y una tecnología económica y fácil de usar.

Usa el video . 

Para que las personas se sientan como si estuvieran en la «misma» reunión, use la videoconferencia en lugar de las llamadas de conferencia tradicionales. 

La tecnología, como Zoom, Skype y GoToMeeting, ayuda a personalizar la conversación y mantener a los participantes interesados.

Proporcione una opción de marcación de audio .

 La videoconferencia puede funcionar muy bien, pero depende de una fuerte conexión a Internet que puede no estar siempre disponible. Las personas necesitan la capacidad de participar a través del audio, pero dejen en claro que el video primero es la nueva norma.

Pruebe la tecnología con anticipación . 

Nada mata el impulso al comienzo de una reunión como un retraso de 15 minutos porque las personas necesitan descargar software, no pueden hacer que el video funcione, etc.

Antes de una reunión virtual, todos los participantes deben probar la tecnología y asegurarse de que cómodo con las principales características. Y recuerde, las conversaciones con proveedores o clientes pueden requerir que su equipo se familiarice con diferentes paquetes de software.

Asegúrese de que las caras sean visibles . 

Las videoconferencias son más efectivas cuando las personas pueden ver las expresiones faciales y el lenguaje corporal de los demás. Pídales a las personas que se sienten cerca de su cámara web para ayudar a recrear la intimidad de una reunión en persona.

Apégate a lo básico de la reunión 

Antes de la conversación, establezca objetivos claros y envíe una lectura previa si corresponde. Durante la sesión, use una agenda, establezca las reglas básicas de la reunión, tome descansos y describa claramente los próximos pasos (incluidos el tiempo y las responsabilidades) después de cada sección y al final de la reunión.

Use un rompehielos .

 Aunque no somos grandes admiradores de ellos, es importante utilizar todas las herramientas para reforzar las relaciones interpersonales cuando las personas pueden sentirse aisladas.

Llama a las personas . 

Hacer que todos participen sin hablar unos de otros es uno de los aspectos más desafiantes de organizar una reunión virtual. Para evitar esto, recomendamos recurrir periódicamente a las personas para que hablen, incluso prácticamente «dando la vuelta a la mesa» antes de que se tome una decisión. 

Capture comentarios en tiempo real . 

Recopilar y procesar información de alta calidad durante una reunión virtual puede ser un desafío, especialmente porque las señales visuales son más difíciles de leer. Use una herramienta de encuestas por teléfono como Poll Everywhere para recopilar comentarios a pedido de los asistentes sobre temas específicos en tiempo real. 

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